tibbenwerkt! – business coaching

‘Meneer David Allen, is er met uw systeem nog wel ruimte voor spontaniteit?’

Ik tref veel professionals met weerstand tegen structuren, systemen en planning. Zeker wanneer ik ze vraag niet alleen te fantaseren over een ideale werkweek, maar deze ook tastbaar te maken. Op papier nog wel.

Ze praten over een haat-liefde verhouding tussen creativiteit en structuur, tussen spontaniteit en systeem. Zo herkenbaar. Want ík was diegene die de bezorgde vraag stelde aan efficiencyexpert David Allen.

Stel: creativiteit is een reis van A naar B. De reis van een huidige naar een nieuwe realiteit. Een resultaat dat je wilt creëren. Een product, een dienst of een tekst. Zijn creativiteit en structuur onderweg elkaars vriend of vijand?

ritme

In mijn laatste baan had ik een servicecontract met klant Albert Heijn. Lege schappen als resultaat? Verboden! Dagelijks schoven we als leverancier miljoenen dozen met ice tea, rookworsten of barbecue saus naar de distributiecentra. Onderweg hadden we weer of geen weer, haperende fabrieken, vrachtwagens in files of verrassende consumentenacties.

Ook al leken marketing en sales er patent op te hebben, ik zag juist bij customer logistics een enorme creativiteit. Deze bloeide op bij een basisritme in de dag en week. Zelfs bij een stroomstoring (met kaarslicht!) kregen zij de dozen op de schappen en genoten aan het einde van een bizarre dag van het resultaat. En de volgende dag begon het hele spel opnieuw.

ruimte

Later kwam ik terecht bij heuse imagineers: experts in de ontwikkeling, realisatie en verspreiding van ideeën. En ideeën brengen je van A naar B. We dronken koffie en stapten samen in een opdracht.

Met bussen brachten we gemeenteambtenaren naar een Gelders landgoed. Weg van de waan van de dag met een open space workshop. Deelnemers krijgen tijd, een centraal en raak vraagstuk (“hoe kunnen we …..”?) en enkele essentiële spelregels. Zoals “klaar is klaar” en “gebruik je voeten om daar naar toe te gaan waar je zin (in) hebt”.

Na de open space, een feest en een sneeuwbalgevecht vertrokken de bussen huiswaarts, vol opgetogen ideeën en hun hoeders.

rust

Voor een zelfstandige zijn ideeën belangrijke middelen. Wanneer komen de ideeën bij jou zomaar tevoorschijn?

• tussen slapen en waken
• tijdens vaste rituelen van lichaamsverzorging (douchen, tandenpoetsen!)
• tijdens hardlopen, tuin omspitten, gesprekken, in de auto of trein, op de fiets
• in rust en stilte, tijdens de vakantie
• in het schemergebied van ruimte en beperkingen, in de beweging tussen chaos en structuur
• ….

Je kunt dus de situatie, waarin het bij jou begint te borrelen, herkennen. Of nog liever: zelf creëren. Want krijg jij zomaar ritme, ruimte en rust in je schoot geworpen?

Wat dacht je van meer open space in je ideale werkweek? Want daar zijn structuur en creativiteit elkaars beste vriendjes!

Je reactie op dit artikel is welkom! Of ben je benieuwd naar reacties van anderen? Klik hiervoor op reactie(s), bovenaan dit artikel.

“Genoeg van de administratie? Kom maar op, maak ik het duurzaam digitaal en ben iedere dag standby! Geniet van de zon!”

Dit was letterlijk een bericht van Monique Anröchte op Twitter. Rond 1 april kun je vreselijk druk zijn met administreren, alles voor dé jaarlijkse belastingaangifte. Wat als je die tijd en energie had gestoken in je eigenlijke werk, het werk dat je het liefste doet?

Veel zelfstandige professionals schieten door in zelluf doen. Of het nu gaat om administratie of andere activiteiten. Het motto lijkt: als ik het zelf doe, dan kost het me minder. Is dat zo?

Zelluf doen! is een bekende kreet van peuters, ze snakken al vroeg naar zelfstandigheid en zorgen daarmee voor wanhopige ouders en een kliederboel aan tafel. Bij je start als zelfstandige heb je vaak ideeën over anders of zelluf doen. Na een tijdje kan je dit opbreken. Peuters groeien door zelluf doen! maar als zelfstandige professional houd je jezelf juist klein met te veel zelluf doen!

Misschien was je ooit werknemer of ken je mensen die werken bij een grotere organisatie. Ze hebben collega’s zodat ze kunnen delegeren: werk (her)verdelen en taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden overdragen.Toch hebben ook zij vaak moeite met delegeren of uitbesteden. Hoe kan dat?

Enkele gedachten die je kinderachtig klein houden:

• ik kan het zelf sneller
• ik kan het zelf beter
• ik ben zelfstandig en dus alleen
• iemand anders vindt dit vast ook een rotklus, dus vraag ik geen hulp en doe ik het zelf maar
• ik kan dit aan niemand anders toevertrouwen

Met deze gedachten krijg je niet genoeg ruimte in je ideale werkweek. Ruimte voor het werk dat je zo graag wilt doen en waarin jij de expert bent. Het kan zijn dat je bepaalde activiteiten zelf blijft doen om iets anders te vermijden of uit te stellen. In mindere tijden gaf ik voorrang aan ordenen en administreren. Verborgen, achter de schermen. Dat zijn niet de activiteiten waar klanten mij vooral om waarderen! Door niet te delegeren creëer je uiteindelijk je eigen glazen plafond.

Zie delegeren als een investering, dús kan je het iets opleveren!

Je werk is een verzameling activiteiten, stel jezelf de volgende vragen:

• welke activiteiten zijn essentieel maar kosten me nu te veel handelingen en kan ik waarschijnlijk automatiseren?
• welke activiteiten zijn essentieel maar leiden me af van mijn eigen expertise en kan ik beter overlaten aan een andere professional?

Welke activiteiten kun je automatiseren of overlaten aan andere professionals?

• ben je een archivaris die gek is op mapjes of laat je vooral Windows of Apple zoeken en vinden?
• ben jij de grootboekrekenkamer of beheer je zelf de kassa en laat je de rest over aan een administratiekantoor en financieel/fiscaal expert?
• ben je vlees noch vis of markeer je je eigen marktplek en laat je andere experts ook groeien en bloeien?
• …

Hoe delegeer je aan andere professionals?

• benoem welke soort activiteiten je wilt delegeren, welk resultaat je verwacht, wat de waarde hiervan is, welke risico’s je loopt en wat je maatregelen zijn (bijv. vervanging bij ziekte, geheimhouding).
• zoek de voor jou juiste professional, selecteer zorgvuldig en manage verwachtingen. Dit is een investering die je wilt laten slagen.
• spreek een resultaat af en koppel daar een waardering aan, wees concreet en prettig zakelijk: je bent nu ook zelf een klant of business partner.
• richt een werkomgeving in (bijv. online informatievoorziening zoals mail, agenda, contacten, etc.) en stem regelmatig af
• bouw vertrouwen op: liever stap-voor-stap dan alles of niets

Op deze manier kun je ook als zelfstandige delegeren. Je bouwt je eigen team, met spullen en andere professionals! Je wilt toch geen ondernemende peuter blijven?

Ik lees graag  je reactie!

Heeft iemand de overhead gezien? Het is de titel van een boek dat overhead bestrijdt én verdedigt.

Het onkruid met de naam ‘overhead’ heeft de neiging om vanzelf te groeien. Onkruid kan nuttig en overdadig zijn, ook in jouw werkweek.

Wil jij als zelfstandige professional

• van waarde zijn
• je favoriete werk doen voor je ideale klant
• meer verdienen in minder tijd
• verspilling tegengaan
• als mens en ondernemer fit en flexibel zijn

Dan is het interessant om door te lezen!

Wat is overhead? Over het algemeen is overhead het deel van een budget dat een organisatie aan zichzelf besteedt. Een budget voor de bedrijfsvoering, welke de kernactiviteiten ondersteunt. Overhead is bijv. management, administratie/financiën, ICT, fiscale en juridische zaken.

Wat is een gezonde overhead? Dit hangt af van veel factoren (bijv. branche, fase, betaalbaarheid, etc.) maar deze varieert van ruim 10% voor een zeer uitvoerende organisatie tot ruim 40% voor overheid.

Wat doet een fitte zelfstandige professional? Als zelfstandige professional heb je een bedrijf. Een bedrijf met een budget in tijd en geld. Deze 2 budgetten lopen in elkaar over, maar ik richt me nu op tijd en verhoudingen. De overheid met 40% vergeet ik, verder ga ik een beetje middelen: ik stel een norm van 20% voor overhead.

5 schoffeltips voor het onkruid in je werkweek

• als fitte zelfstandige steek je 80% van je tijd in je favoriete werk (je expertise) en het werven van je ideale klanten.
• dan blijft 20% van je tijd over voor overhead: activiteiten die indirect bijdragen aan het halen van je doelen.
• binnen de 20% zet je jezelf allereerst op een streng 5% dieet voor activiteiten als administreren. NB: 5% van een volle werkweek is maar 2 uur! De overige 15% van je tijd steek je in activiteiten die je favoriete werk en je cashflow helpen ontwikkelen. Bijv. optimaliseren website, inrichten betalings- of nieuwsbriefsysteem, onderzoeken markt, ontwikkelen product of dienst.
• groepeer de 20% overhead activiteiten op vaste dagdelen in je werkweek. Op die manier stel je grenzen en houd je jezelf fit.
• wanneer je de 20%-norm overschrijdt, dan ga je schoffelen. Je gaat onkruid wieden door jezelf slimmer te organiseren: iets anders doen, iets laten doen of iets niet meer doen.

Met mijn 5 schoffeltips neem ik stelling: als fitte zelfstandige steek je 80% van je tijd in je favoriete werk (je expertise) en het werven van je ideale klanten. De resterende 20% van je tijd is onkruid met de naam ‘overhead’, en deze bewaak je als een fanatieke hovenier.

Zelfstandige professionals die meedoen aan het actieprogramma je ideale werkweek leren schoffelen als een hovenier. Ze zien het verschil tussen nuttig en overdadig onkruid en zorgen dat hun bloem met de naam ‘expertise’ prachtig kan bloeien.

Je reactie op dit artikel is welkom!