tibbenwerkt! – business coaching

Wat werkt voor jou: “je trein vertrekt om 13.47 uur” of je trein vertrekt elke 30 minuten?

Blijf je boetevrij met “de digitale aangifte en betaling moet binnen zijn op 31 juli” of “de digitale aangifte en betaling moet elk kwartaal binnen zijn?”.

Welke factuur betaal jij op tijd, die met de uitnodiging “betaling uiterlijk 5 juli” of “betaling binnen 14 dagen”?

Als professional zorg je goed voor deadlines van klanten of opdrachtgevers. Maar voor je eigen deadlines….. Je koos voor flexibiliteit en vrijheid, dan ga je niet met deadlines werken. Toch?

Een dag of week als een spoorboekje geeft mij geen plezier. Maar ik weet wel dat klipklare deadlines werken. Zonder de NS met 13.47 uur of de Belastingdienst met 31 juli zou ik geen trein of aangifte op tijd halen of doen.

Als zelfstandige professional heb je een opkontje nodig. Je hebt niet zomaar collega’s waar je jezelf aan op kunt trekken, die je als vangnetje kunt inzetten of die in je buurt zitten als gezonde sociale controle.

Je bent een mens van vlees en bloed. Grote kans dat je een gat in je hand hebt, qua tijd. Zeker wanneer iets niet tastbaar is en ook nog eens verder in de toekomst ligt. Dat betekent dat je onderweg je zeilen moet bijzetten: nu tijd investeren en in actie komen zodat je straks de vruchten kunt plukken.

Wat kun je met deadlines en wanneer werken ze vooral?

• met een deadline budgetteer je tijd zodat je aan het stuur blijft staan van dat wat je wilt realiseren of creëren (maar niet vanzelf gaat)
• een tijdbudget geeft je focus, in een overgave van bijv. 25 minuten kun je al veel bereiken
• gebruik eens wat vaker good oldskool pen en papier: eerst schetsen en plannen, dan uitvoeren
• bepaal welk belangrijk resultaat je op een concreet moment in je agenda wilt bereiken en wat je daarvoor gaat doen. Of juist laten (doen). Je wilt niet veel doen, wel slim doen.
• benoem behapbare actiebrokjes die je dichter bij je resultaat brengen en bepaal welk brokje een EIS is en wat LEUK meegenomen zou zijn. Zo kun je onderweg onderhandelen: niet over de deadline, wel over wat je dan wel/niet oplevert.
• je kunt met twee deadlines werken: 1). een publieke of psychologische die je afspreekt met je klant, opdrachtgever of collega en 2). een private of realistische met ruimte voor verrassingen.
• spreek geen deadline af wanneer je in een zeer gemotiveerde bui bent. De meeste mensen denken optimistisch, zeker als we verder in de toekomst kijken.
• een relaxte planning maakt onverschillig en van te strak plannen ga je wild spartelen of juist verlammen. Plan zo dat jij positief in beweging komt en dat luistert nauw.
• ik stel je de Wet van Parkinson nog even voor: “Work expands to fill the time available for its completion.”
• gebruik onderweg een timer als 25-minuten-checker. Klaar is klaar (en dat kun je vieren). Of wanneer je juist niet soepel werkt: vraag je af of de gekozen acties je dichterbij je doel brengen of stiekem met iets anders strijden.

Ben je na deze 10 tips niet overtuigd van de kracht van deadlines? Werk dan maar eens aan iets belangrijks met Z.S.M. als deadline!

Ik lees graag  je eigen ervaring met deadlines, je tip of reactie. Klik hiervoor op reactie(s).

Mis mijn volgende artikel niet! Abonneer je gratis via www.tibbenwerkt.nl op mijn eZine met tips en inspiratie voor je ideale werkweek.

leestip: Stil de tijd - Joke J. Hermsen

Doe jij aan time management? Time management houdt veel mensen bezig: boeken of trainingen over deze uitdaging staan vaak in een top 10.

In mijn tijd als freelance trainer kreeg ik ook regelmatig opdrachten met de titel: time management. Bij de start van die training zette ik een streep door de eerste twee letters. Time management is me management.

Ons vertrekpunt is hetzelfde: bij leven krijgen we 24 uur per dag. Maar geef ons forse sneeuwval of onverwachte gebeurtenissen en we zijn niet meer hetzelfde.

De een tiert en wil koste wat het kost de eerder gemaakte plannen doorzetten. Precies zoals gepland. Deze persoon wil de baas blijven en praat over slecht weer.

De ander kijkt naar de veranderingen en bedenkt wat je daarmee kunt doen. Deze persoon is blij met al het weer en trekt er kleren voor aan of uit. Voor sleetje rijden of een picknick in de zomerzon.

Op tijd heb je geen invloed, hoe kun je die dan managen? Ik zie tijd als een afgesproken werkelijkheid en een handig middel om te ijken. Bijvoorbeeld aan een afspraak, met mezelf of anderen. Ik kan me informeren over de tijd en het is telkens aan mij om te beslissen wat er mee te doen. Time managent is me management.

Vorig najaar begon ik met hardlopen. Ik begon bij nul en zocht een recept: hoe haal ik de 10 km? Ik praatte erover met ervaren hardlopers en koos een trainingsschema.

Wat me het meest opviel was dat in mijn schema de tijd in plaats van de afstand leidend was. Dus niet 5 km lopen, maar afwisselend 3x 10 minuten hardlopen en 2 minuten wandelen.

In het begin liep ik luttele minuutjes. Rondjes in een park dichtbij huis. Met een grote donkere zonnebril op, zodat de mensen in dat strakke makelaarskantoor wel wat te lachen hadden maar dat ze niet konden zien dat het om mij was.

Het begin met de luttele minuutjes was ingewikkeld, want ik wilde natuurlijk snel meer. Toch liep ik braaf volgens schema, niet korter of langer dan mijn trainingsopdracht. Ik was tevreden met bijna elke afstand die ik binnen die tijd liep. Hoe mak kun je zijn.

Omdat ik frequent liep, leerde ik snel van de informatie die ik telkens kreeg: in deze tijd die afstand gelopen. Hierdoor groeide mijn vertrouwen, gaf ik me over aan het schema en maakte ik me niet druk over die grote eerste mijlpaal: de 10 km finish. Ik deed mijn best binnen de minuten die ik ‘mocht’ of ‘moest’ en het was goed.

In mijn werk doe ik hetzelfde. Na jaren optimisme en vooral veel dingen even willen doen werk ik nu met een basisplan. Ik geef mezelf bewust tijd voor een doel en de activiteit die me daar het dichtste bij brengt. Binnen die tijd doe ik mijn best (op iets of juist niets;-) en vraag ik mezelf vrede te hebben met dat wat ik in die tijd voor elkaar heb gekregen (dat kan dus ook niets zijn;-)

Ik ben een waardeloze planner. Natuurlijk valt het onderweg regelmatig mee of tegen. En beslis ik vaak dat ik iets dan maar niet (meer) of juist wel ga doen. Ik ben een waardeloze planner. Maar wat kan ik meer doen dan mijn best in de 24 uur die ik krijg?

• vorm een idee over je grotere doel en tastbare resultaten die je onderweg wilt bereiken
• kies activiteiten die je echt dichterbij je doel brengen
• bepaal hoeveel tijd je met iets bezig wilt zijn. Of dat nu trainen, schrijven, masseren, tekenen, coachen, acquireren, studeren, spelen, administreren of lanterfanten is.
• zie tijd als een praktische afspraak en weet hoe laat het is wanneer jij dat wilt. Een timer als herinneraar is gemakkelijk en heel effectief.
• gebruik het einde van een week, maand, kwartaal of jaar als een hefboom om een besluit te nemen, een keuze te maken. Wat wil je nog wel of juist niet (meer) doen?

Je reactie op dit artikel is welkom!

Of ben je benieuwd naar reacties van anderen? Klik hiervoor op reactie(s), bovenaan dit artikel.

Je zit er helemaal klaar voor om vandaag flinke meters te maken in je werk. Om 10 uur begin je écht. En voor je het weet rammelt je maag. Er vlogen zojuist 2 uren voorbij.

Je had je vrijgemaakt om een dag achter de schermen te werken. Een gesprek, offerte of presentatie voorbereiden. Je website of LinkedIn profiel bijwerken, misschien een product, dienst of evenement ontwikkelen en je mailbox echt leegmaken.

Als zelfstandige houd je veel bordjes in de lucht. Wanneer je dan ook nog eens in je eentje werkt, dan vraag je veel van jezelf. Je ziet veel interessante informatie en kansen voorbij komen. Je aandacht vliegt alle kanten op. Je hebt geen focus. Je bent alleen met je eigen discipline en voelt de angst om tijd te verliezen groeien.

Terwijl je allemaal dingen gedaan wil krijgen. Je website had al lang bijgewerkt moeten zijn. De diensten die je daar aanbiedt bestaan in het echt al niet meer. Nu kun je ook die ene klant niet meer bellen, want waar kun je naar verwijzen?

Als eigenwijze, optimistische en zelfstandige zelfstandige ben ik van nature weigerachtig qua hulpmiddelen. Toen ik begon met hardlopen, keek ik argwanend naar mensen met tijd- en afstandsmeters. Al helemaal naar bloedfanatieke coaches die langs het wedstrijdparcours met bordjes de tijden doorgaven aan hun hardloper.

Maar veel kilometers veranderden mijn inzicht en acties. Ik heb een trainingsschema met loopopdrachten, bijv. 30 minuten draven met snelheid X. Het is een plan met activiteiten om mijn doel te halen. Bijna altijd doe ik braaf wat daar staat, wie had dat gedacht en hoe komt dat?

Dat plan zorgt ervoor dat ik onderweg minder denk aan mijn, soms onbereikbaar lijkende, doel. Het voelt veilig en overzichtelijk om te werken aan 1 concrete opdracht per keer. Binnen de aangegeven tijd doe ik wat ik kan doen. Onderweg weet ik niet alleen hoe ik me voel, maar mijn tijd- en afstandmeters laten me ook zien hoe het feitelijk gaat. Zodat ik weer wijzer verder kan lopen. Na afloop voel ik me bijna altijd tevreden of trots. Potverdorie, ik heb het gewoon weer geflikt!

In het werk is mijn weigerachtige kwartje ook gevallen. Ik gebruik een timer wanneer ik quality time wil of wanneer ik een enorme tijdlekkage aan zie komen. Bijvoorbeeld wanneer ik mijn mail doe of een artikel schrijf;)

Geïnspireerd door vragen van klanten, eigen ervaringen, “The Pomodoro Technique” van Francesco Cirillo en denkend aan een eerder artikel over uitstellen, geef ik je graag de truc: hoe je met een timer 2x meer tijd tovert.

• bepaal een resultaat: WAT wil je de komende 25 minuten of maximaal 2 uur bereiken? Bijv. promotie event X of acquisitie 3 nieuwe klanten. Een resultaat is vaak een zelfstandig naamwoord en soms past een getal er heel goed bij. Schrijf het gewenste concrete resultaat op een vel papier.
• bepaal HOE  je het resultaat wilt bereiken. Welke 1 tot 3 activiteiten hebben – zoals je dat nu kunt inschatten – veel kans van slagen en maximale impact op het resultaat dat je wilt bereiken? Formuleer deze activiteiten als werkwoord en zelfstandig naamwoord, zodat het je aanzet en uitnodigt tot concrete actie. Bijv. ‘schrijven persbericht’ of ‘bellen prospect A’. Schrijf deze activiteiten (HOE) nu op naast het resultaat (WAT). Samen is dit nu je plan.
• kies de 1e activiteit, de activiteit die logisch is om mee te beginnen of de activiteit die de meeste impact heeft (de krent in de pap)
• stel een timer in op 25 minuten, nu ga je doén: je werkt met je volle aandacht aan de gekozen activiteit tot de timer zegt dat het klaar is.
• na 25 minuten neem je 5 minuten pauze. Je zet hoe dan ook een X achter de activiteit en dan neem je afstand. Je maakt een lekker kopje koffie, thee of wandelt even rond.
• na de pauze vraag je jezelf af: heeft de activiteit me dichter bij mijn gewenste resultaat gebracht? Is het goed genoeg? Vink de activiteit dan heerlijk af en kies je volgende activiteit! Of anders: ga ik voor nog eens 25 minuten verder met dezelfde activiteit of kan ik wijzer (iets) anders gaan doen? Je wisselt dus niet van activiteiten tijdens de 25 minuten, maar je kiest in de pauze je activiteit en gaat er daarna vol voor in de 25 minuten.
• na 2 uur werken, neem je een pauze van 15 minuten. Dit houdt je wakker, net als in de auto: 2 uur rijden, 1 kwartier rust;-)

Het grootste effect bereik je wanneer je je niet laat storen tijdens de 25 minuten. Een aandachtswissel vraagt mentale inspanning, je moet de draad weer oppakken. Te veel wisselen kan betekenen dat je activiteiten je 2x zoveel tijd kosten dan nodig.

Heb jij al een timer? Op veel smartphones zit een timer. Kijk eens bij de klok, misschien heb je naast een wekker ook een timer. Ook kun je een kleurige kookwekker gebruiken. Of een heuse Pomodore Technique of focus booster applicatie op je smartphone wanneer jij daar blij van wordt.

Hoe eenvoudig en krachtig kan het zijn: pen, papier en een timer besparen jou een hoop verloren tijd. Een creatieve boekhouder of verkoper zou zeggen: het levert je 2x meer tijd op.

De truc met de timer is een onderdeel van timeboxing, één van de geheimen van je ideale werkweek.

Wat is jouw ervaring met een timer? Griezel je alleen al van het idee of heb je juist goede ervaringen?

Je reactie op dit artikel is welkom! Of ben je benieuwd naar reacties van anderen? Klik hiervoor op reactie(s), bovenaan dit artikel.

Vind je dit een inspirerend artikel en wil je daar meer van? Dan wil je vast mijn eZine met GRATIS tips en inspiratie voor je eigen ideale werkweek automatisch in je mailbox ontvangen!

JA, stuur mij GRATIS tips en inspiratie voor een eigen ideale werkweek + de special ‘hoe ontsnap je aan internetverslaving?’

Jouw e-mailadres geef ik niet aan anderen en je kunt je altijd eenvoudig afmelden.

Na je aanmelding ontvang je direct tips zodat je snel aan de slag kunt. Daarnaast krijg je het wekelijkse eZine met tips en inspiratie voor je eigen ideale werkweek.

“dames en heren, we naderen station Hilversum….”

Rob schrok op, dit was een station te ver. Hij stond op en stapte snel uit de trein. Met zijn smartphone in de hand. Zijn laatste Google zoekopdracht stond nog open.

Die morgen koos hij voor de trein. Gewoon gaan zitten, onderweg zijn naar een afspraak en ondertussen nog wat mail checken en een paar dingen uitzoeken. En toen waren 17 minuten én zijn overstapstation voorbij gevlogen.

Rob raakte verzeild in een Bermudadriehoek: een plek in de Atlantische oceaan waar schepen en vliegtuigen mysterieus verdwijnen. De plek was anders, maar Rob had ook te maken met een mysterieuze verdwijning. Van tijd.

Na de wake-up call van de conducteur, stond hij verdwaasd op, botste tegen een bellende collegareiziger en stapte snel uit. Zodat hij terug kon gaan naar het vorige station om de draad van zijn eigen reis weer op te pakken. Met flinke vertraging.

In welke situatie loop jij het meeste risico de tijd te verliezen, terwijl je dat niet wilt?

1). het werk zelf: welke activiteiten kosten je onevenredig veel tijd, energie, zijn van weinig waarde voor jou en je klant en bederven je plezier regelmatig?

2). je werkomgeving: welke werkplekken, mensen, spullen, technologie, systemen, werkvormen of methodes zuigen?

3). jij als mens: welke persoonlijke eigenschappen, kwaliteiten en voorkeuren sieren jou maar brengen je ook wel eens op het randje van de gevarenzone?

Rob is een zelfstandige communicatieconsultant. Ik kom hem regelmatig tegen, ook buiten de trein. Zijn smartphone is zijn beste vriend, hij is sowieso gek op gadgets en apps. Hij vraagt regelmatig ‘heb ik iets gemist?”, is een sociale peer en nieuwsgierige perfectionist. Zijn gedachten springen van de hak op de tak en hij kijkt graag vooruit. Hij loopt ook wat voorover, struikelt soms over zijn eigen voeten.

Wat zijn de coördinaten van jouw eigen Bermudadriehoek? Wanneer je de coördinaten van je eigen Bermudadriehoek kent, dan kun je er iets aan doen om uit de gevarenzone te blijven en je werkweek ideaal te houden.

Je reactie op dit artikel is welkom! Of ben je benieuwd naar reacties van anderen? Klik hiervoor op reactie(s), bovenaan dit artikel.

Vind je dit een inspirerend artikel en wil je daar meer van? Dan wil je vast mijn eZine met GRATIS tips en inspiratie voor je eigen ideale werkweek automatisch in je mailbox ontvangen!

JA, stuur mij GRATIS tips en inspiratie voor een eigen ideale werkweek + de special ‘hoe ontsnap je aan internetverslaving?’

Jouw e-mailadres geef ik niet aan anderen en je kunt je altijd eenvoudig afmelden.

Na je aanmelding ontvang je direct tips zodat je snel aan de slag kunt. Daarnaast krijg je het wekelijkse eZine met tips en inspiratie voor je eigen ideale werkweek.

Time-out! Als tiener kreeg ik dit sein van mijn basketbalcoach. Het spel lag kort stil en ons team stond in een kring. We rustten, tierden, vierden en maakten nieuwe afspraken. Daarna speelden we verder met een betere moraal of strategie.

Stug doordoen brengt je meer van hetzelfde en niet persé verder. Of je nu sport of als ondernemende professional werkt.

Echte beweging krijg je door ritme. Met verbeelden, plannen, doen en een time-out.

Met een time-out kun je:

• checken: wat is je resultaat, ben je blij met wat je doet, met wie en hoe?
• tijd voor jou laten werken. De kwaliteit van brood, wijn en je brein floreert bij rust. Je brein gist en kneedt zelfs onbewust antwoorden op je vragen.
• afsluiten en opruimen: is deze informatie belangrijk of die geplande actie nog slim of kan het weg?
• beter iets nieuws verzinnen en goed van kwaad onderscheiden (net als de Griekse filosofen)
• zin krijgen: na een time-out ga je van nature aan de slag.

Na 12 dagen rust pakte ik mijn hardlooptraining weer op. Ik stond te trappelen, maar mijn brein babbelde: niet doen, zo’n lange loop. Het is te lang geleden, je moet eerst wennen. Maar mijn zin was sterker. Ik liep verder en sneller dan voor mijn pauze.

Beweging in de zaak krijg je vooral door te rusten.

Je reactie op dit artikel is heel welkom!
Klik hiervoor op reactie(s), bovenaan dit artikel.

PS: dit artikel deed ook mee aan de contest kom met jouw blog in mijn boek van Wim Aalbers. De jury koos 10 gastcolumns uit het enorme aanbod van businessbloggers. Nu sta ik als trotse co-auteur op pagina 32 van Beweging in de Zaak.

Dit zijn de andere co-auteurs (in volgorde van opkomst in het boek;-) Harm Hardeman, Carolien Geurtsen, Bert van Dijk, Huub Koch, Emanuelle Mendonça, Ben Verleg, Annelyn de Boer, Stan Lenssen, Jos van Hout.

‘Meneer David Allen, is er met uw systeem nog wel ruimte voor spontaniteit?’

Ik tref veel professionals met weerstand tegen structuren, systemen en planning. Zeker wanneer ik ze vraag niet alleen te fantaseren over een ideale werkweek, maar deze ook tastbaar te maken. Op papier nog wel.

Ze praten over een haat-liefde verhouding tussen creativiteit en structuur, tussen spontaniteit en systeem. Zo herkenbaar. Want ík was diegene die de bezorgde vraag stelde aan efficiencyexpert David Allen.

Stel: creativiteit is een reis van A naar B. De reis van een huidige naar een nieuwe realiteit. Een resultaat dat je wilt creëren. Een product, een dienst of een tekst. Zijn creativiteit en structuur onderweg elkaars vriend of vijand?

ritme

In mijn laatste baan had ik een servicecontract met klant Albert Heijn. Lege schappen als resultaat? Verboden! Dagelijks schoven we als leverancier miljoenen dozen met ice tea, rookworsten of barbecue saus naar de distributiecentra. Onderweg hadden we weer of geen weer, haperende fabrieken, vrachtwagens in files of verrassende consumentenacties.

Ook al leken marketing en sales er patent op te hebben, ik zag juist bij customer logistics een enorme creativiteit. Deze bloeide op bij een basisritme in de dag en week. Zelfs bij een stroomstoring (met kaarslicht!) kregen zij de dozen op de schappen en genoten aan het einde van een bizarre dag van het resultaat. En de volgende dag begon het hele spel opnieuw.

ruimte

Later kwam ik terecht bij heuse imagineers: experts in de ontwikkeling, realisatie en verspreiding van ideeën. En ideeën brengen je van A naar B. We dronken koffie en stapten samen in een opdracht.

Met bussen brachten we gemeenteambtenaren naar een Gelders landgoed. Weg van de waan van de dag met een open space workshop. Deelnemers krijgen tijd, een centraal en raak vraagstuk (“hoe kunnen we …..”?) en enkele essentiële spelregels. Zoals “klaar is klaar” en “gebruik je voeten om daar naar toe te gaan waar je zin (in) hebt”.

Na de open space, een feest en een sneeuwbalgevecht vertrokken de bussen huiswaarts, vol opgetogen ideeën en hun hoeders.

rust

Voor een zelfstandige zijn ideeën belangrijke middelen. Wanneer komen de ideeën bij jou zomaar tevoorschijn?

• tussen slapen en waken
• tijdens vaste rituelen van lichaamsverzorging (douchen, tandenpoetsen!)
• tijdens hardlopen, tuin omspitten, gesprekken, in de auto of trein, op de fiets
• in rust en stilte, tijdens de vakantie
• in het schemergebied van ruimte en beperkingen, in de beweging tussen chaos en structuur
• ….

Je kunt dus de situatie, waarin het bij jou begint te borrelen, herkennen. Of nog liever: zelf creëren. Want krijg jij zomaar ritme, ruimte en rust in je schoot geworpen?

Wat dacht je van meer open space in je ideale werkweek? Want daar zijn structuur en creativiteit elkaars beste vriendjes!

Je reactie op dit artikel is welkom! Of ben je benieuwd naar reacties van anderen? Klik hiervoor op reactie(s), bovenaan dit artikel.

Vind je dit een inspirerend artikel en wil je daar meer van? Dan wil je vast mijn eZine met GRATIS tips en inspiratie voor je eigen ideale werkweek automatisch in je mailbox ontvangen!

JA, stuur mij GRATIS tips en inspiratie voor een eigen ideale werkweek + de special ‘hoe ontsnap je aan internetverslaving?’

Jouw e-mailadres geef ik niet aan anderen en je kunt je altijd eenvoudig afmelden.

Na je aanmelding ontvang je direct tips zodat je snel aan de slag kunt. Daarnaast krijg je het wekelijkse eZine met tips en inspiratie voor je eigen ideale werkweek.

“Genoeg van de administratie? Kom maar op, maak ik het duurzaam digitaal en ben iedere dag standby! Geniet van de zon!”

Dit was letterlijk een bericht van Monique Anröchte op Twitter. Rond 1 april kun je vreselijk druk zijn met administreren, alles voor dé jaarlijkse belastingaangifte. Wat als je die tijd en energie had gestoken in je eigenlijke werk, het werk dat je het liefste doet?

Veel zelfstandige professionals schieten door in zelluf doen. Of het nu gaat om administratie of andere activiteiten. Het motto lijkt: als ik het zelf doe, dan kost het me minder. Is dat zo?

Zelluf doen! is een bekende kreet van peuters, ze snakken al vroeg naar zelfstandigheid en zorgen daarmee voor wanhopige ouders en een kliederboel aan tafel. Bij je start als zelfstandige heb je vaak ideeën over anders of zelluf doen. Na een tijdje kan je dit opbreken. Peuters groeien door zelluf doen! maar als zelfstandige professional houd je jezelf juist klein met te veel zelluf doen!

Misschien was je ooit werknemer of ken je mensen die werken bij een grotere organisatie. Ze hebben collega’s zodat ze kunnen delegeren: werk (her)verdelen en taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden overdragen.Toch hebben ook zij vaak moeite met delegeren of uitbesteden. Hoe kan dat?

Enkele gedachten die je kinderachtig klein houden:

• ik kan het zelf sneller
• ik kan het zelf beter
• ik ben zelfstandig en dus alleen
• iemand anders vindt dit vast ook een rotklus, dus vraag ik geen hulp en doe ik het zelf maar
• ik kan dit aan niemand anders toevertrouwen

Met deze gedachten krijg je niet genoeg ruimte in je ideale werkweek. Ruimte voor het werk dat je zo graag wilt doen en waarin jij de expert bent. Het kan zijn dat je bepaalde activiteiten zelf blijft doen om iets anders te vermijden of uit te stellen. In mindere tijden gaf ik voorrang aan ordenen en administreren. Verborgen, achter de schermen. Dat zijn niet de activiteiten waar klanten mij vooral om waarderen! Door niet te delegeren creëer je uiteindelijk je eigen glazen plafond.

Zie delegeren als een investering, dús kan je het iets opleveren!

Je werk is een verzameling activiteiten, stel jezelf de volgende vragen:

• welke activiteiten zijn essentieel maar kosten me nu te veel handelingen en kan ik waarschijnlijk automatiseren?
• welke activiteiten zijn essentieel maar leiden me af van mijn eigen expertise en kan ik beter overlaten aan een andere professional?

Welke activiteiten kun je automatiseren of overlaten aan andere professionals?

• ben je een archivaris die gek is op mapjes of laat je vooral Windows of Apple zoeken en vinden?
• ben jij de grootboekrekenkamer of beheer je zelf de kassa en laat je de rest over aan een administratiekantoor en financieel/fiscaal expert?
• ben je vlees noch vis of markeer je je eigen marktplek en laat je andere experts ook groeien en bloeien?
• …

Hoe delegeer je aan andere professionals?

• benoem welke soort activiteiten je wilt delegeren, welk resultaat je verwacht, wat de waarde hiervan is, welke risico’s je loopt en wat je maatregelen zijn (bijv. vervanging bij ziekte, geheimhouding).
• zoek de voor jou juiste professional, selecteer zorgvuldig en manage verwachtingen. Dit is een investering die je wilt laten slagen.
• spreek een resultaat af en koppel daar een waardering aan, wees concreet en prettig zakelijk: je bent nu ook zelf een klant of business partner.
• richt een werkomgeving in (bijv. online informatievoorziening zoals mail, agenda, contacten, etc.) en stem regelmatig af
• bouw vertrouwen op: liever stap-voor-stap dan alles of niets

Op deze manier kun je ook als zelfstandige delegeren. Je bouwt je eigen team, met spullen en andere professionals! Je wilt toch geen ondernemende peuter blijven?

Heb je ervaring, tips of vragen?

Ik lees graag  je reactie! Wil je reageren of andere reacties lezen? Klik dan op reactie(s), bovenaan dit artikel.

Vind je dit een inspirerend artikel en wil je daar meer van? Dan wil je vast mijn eZine met GRATIS tips en inspiratie voor je eigen ideale werkweek automatisch in je mailbox ontvangen!

JA, stuur mij GRATIS tips en inspiratie voor een eigen ideale werkweek + de special ‘hoe ontsnap je aan internetverslaving?’

Jouw e-mailadres geef ik niet aan anderen en je kunt je altijd eenvoudig afmelden.

Na je aanmelding ontvang je direct tips zodat je snel aan de slag kunt. Daarnaast krijg je het wekelijkse eZine met tips en inspiratie voor je eigen ideale werkweek.

BNN promoot: grote klodders lol. Niets is zeker, niets is vast, dus alles kan gebeuren en dat doet het ook.

Een aantal jaren waren de lama’s zeer succesvol op televisie. Zij leken onuitputtelijke improvisatietalenten.

• wat doen de lama’s eigenlijk?
• niets is zeker, niets is vast. Is dat zo?
• wat kun je als zelfstandige professional leren van de lama’s?

De lama’s lenen onderdelen uit theatersport; een Canadees ontwikkelde oefeningen en spelen voor acteurs met plankenkoorts. Theatersport heeft principes en structuur zodat plankenkoorts verdwijnt en spel en improvisatie verschijnt.

Huh, improviseren en spelen mét structuur? Ja!

Jaren geleden was ik even een theatersporter. Ik had plankenkoorts en kreeg lol, rozen en vleugels. Zelfs een fan die naar mijn handtekening vroeg. Nou ja. Als ondernemer leen ik nu 5 tips uit de principes en structuur van theatersport.

accepteren: een lama accepteert suggesties van het publiek, bijv. een locatie, emotie of persoon. Als ondernemer kun je maar beter accepteren dat er zoveel keus is in het leven en dat je nooit genoeg tijd hebt om alles te doen wat je wilt. Wel streef je er naar om de beschikbare tijd beter te besteden.

al doende leren: een lama tovert niet uit het niets. Een lama ontwikkelt en praktiseert zijn expertise: improvisatie. Als ondernemer ontwikkel je ook expertise en producten of diensten. Achter je werktafel en in de buitenwereld, voor marktonderzoek en werk in uitvoering. Je vraagt wat je klanten goed of niet zo goed vonden. Je blijft sleutelen, je bouwt de brug terwijl je erover loopt.

warming-up: een lama regelt voor het echte spel een warming-up. Ook in je werkdag of -week kun je hiervoor zorgen. Zoek ‘s morgens je werkplek op, pak je agenda en je actielijst die je gisteren al maakte. Kloppen de activiteiten nog voor je? Misschien ga je eerst nog even een buiten lopen. Wat ga je daarna als allereerste doen? Welke eerste klap is een daalder waard?

spel: een spel van theatersport heeft een vertrouwde basisstructuur. Zoals een verjaardagsfeestje met beroemde gasten die komen en gaan. Het spel is kort en houdt de vaart erin. Er is ruimte voor onvoorspelbaarheid en interactie. De lama kan vertrouwen op de basis en daardoor vrij spelen. Je ideale werkweek is ook als een spel, je kiest zelf de basisstructuur. Wat dacht je van een vaste dag zonder afspraken, de week eindigen met het sturen van facturen of elke dag eindigen met ……

…..rozen: in de theatersport werpt het publiek spontaan rode rozen naar de speler voor een succesvolle improvisatie. Welke successen kun jij vieren, met één of meerdere rozen, aan het einde van jouw werkdag?

Als een lama of acteur met plankenkoorts volgens deze principes speelt, dan ontstaat een situatie waarin zij zich kunnen overgeven, zelfs het gevaar durven opzoeken.

Wat wil ik eigenlijk zeggen? Als mens en ondernemer kun je zomaar lol, rozen en vleugels krijgen als je improviseert én speelt met structuur!

Je reactie is heel welkom!

Reageren kan onderaan dit artikel.

Heeft iemand de overhead gezien? Het is de titel van een boek dat overhead bestrijdt én verdedigt.

Het onkruid met de naam ‘overhead’ heeft de neiging om vanzelf te groeien. Onkruid kan nuttig en overdadig zijn, ook in jouw werkweek.

Wil jij als zelfstandige professional

• van waarde zijn
• je favoriete werk doen voor je ideale klant
• meer verdienen in minder tijd
• verspilling tegengaan
• als mens en ondernemer fit en flexibel zijn

Dan is het interessant om door te lezen!

Wat is overhead? Over het algemeen is overhead het deel van een budget dat een organisatie aan zichzelf besteedt. Een budget voor de bedrijfsvoering, welke de kernactiviteiten ondersteunt. Overhead is bijv. management, administratie/financiën, ICT, fiscale en juridische zaken.

Wat is een gezonde overhead? Dit hangt af van veel factoren (bijv. branche, fase, betaalbaarheid, etc.) maar deze varieert van ruim 10% voor een zeer uitvoerende organisatie tot ruim 40% voor overheid.

Wat doet een fitte zelfstandige professional? Als zelfstandige professional heb je een bedrijf. Een bedrijf met een budget in tijd en geld. Deze 2 budgetten lopen in elkaar over, maar ik richt me nu op tijd en verhoudingen. De overheid met 40% vergeet ik, verder ga ik een beetje middelen: ik stel een norm van 20% voor overhead.

5 schoffeltips voor het onkruid in je werkweek

• als fitte zelfstandige steek je 80% van je tijd in je favoriete werk (je expertise) en het werven van je ideale klanten.
• dan blijft 20% van je tijd over voor overhead: activiteiten die indirect bijdragen aan het halen van je doelen.
• binnen de 20% zet je jezelf allereerst op een streng 5% dieet voor activiteiten als administreren. NB: 5% van een volle werkweek is maar 2 uur! De overige 15% van je tijd steek je in activiteiten die je favoriete werk en je cashflow helpen ontwikkelen. Bijv. optimaliseren website, inrichten betalings- of nieuwsbriefsysteem, onderzoeken markt, ontwikkelen product of dienst.
• groepeer de 20% overhead activiteiten op vaste dagdelen in je werkweek. Op die manier stel je grenzen en houd je jezelf fit.
• wanneer je de 20%-norm overschrijdt, dan ga je schoffelen. Je gaat onkruid wieden door jezelf slimmer te organiseren: iets anders doen, iets laten doen of iets niet meer doen.

Met mijn 5 schoffeltips neem ik stelling: als fitte zelfstandige steek je 80% van je tijd in je favoriete werk (je expertise) en het werven van je ideale klanten. De resterende 20% van je tijd is onkruid met de naam ‘overhead’, en deze bewaak je als een fanatieke hovenier.

Zelfstandige professionals die meedoen aan het actieprogramma je ideale werkweek leren schoffelen als een hovenier. Ze zien het verschil tussen nuttig en overdadig onkruid en zorgen dat hun bloem met de naam ‘expertise’ prachtig kan bloeien.

Je reactie op dit artikel is welkom! Of ben je benieuwd naar reacties van anderen? Klik hiervoor op reactie(s), bovenaan dit artikel.

Vind je dit een inspirerend artikel en wil je daar meer van? Dan wil je vast mijn eZine met GRATIS tips en inspiratie voor je eigen ideale werkweek automatisch in je mailbox ontvangen!

JA, stuur mij GRATIS tips en inspiratie voor een eigen ideale werkweek + de special ‘hoe ontsnap je aan internetverslaving?’

Jouw e-mailadres geef ik niet aan anderen en je kunt je altijd eenvoudig afmelden.

Na je aanmelding ontvang je direct tips zodat je snel aan de slag kunt. Daarnaast krijg je het wekelijkse eZine met tips en inspiratie voor je eigen ideale werkweek.

“I have a time budget that I manage, in Excel….”. Daarna klinkt een bulderende lach.

Dit is een uitspraak van de energieke en uitgesproken Microsoft baas Steve Ballmer. In het tv-programma NOVA College Tour vroeg een student, na het aanhoren van al zijn activiteiten: “hoe maakt u tijd voor prive, familie?”.
Topman Ballmer werkt dus met een tijdsbudget. Hij wijst op jaarbasis een aantal dagen toe aan een categorie (bijv. reizen, hotelovernachtingen) en bewaakt deze met grote discipline.

” I have a time budget that I manage”. Of ik nu voor Microsoft of Apple ben, Ballmer’s antwoord vind ik prachtig eenvoudig. We hebben afgesproken dat er 24 uur in een etmaal zitten. Wanneer je veel uit jouw etmaal wilt halen en dat niet alleen aan toeval of geluk overlaat, dan kan een tijdsbudget voor je werken. Wil je gewoon veel werken en zie je verder wel? Dan is dit artikel misschien niet iets voor jou. Dat kan!

Hoe kan dat werken, een tijdsbudget?

Laten we dit toepassen op werktijd, te beginnen met de grote lijn. Stel: je kiest voor 1.225 uren in een jaar. Dat aantal klinkt misschien bekend *), maar het kan concreter.

Hoeveel weken van hoeveel uren ga je dan gemiddeld werken?

Een jaar heeft 52 weken. Ter vergelijking: een werknemer heeft gemiddeld 5 vakantieweken per jaar, daarbij calculeer ik net als velen nog eens 2 weken voor ADV/ziekte/bijzonder verlof. Dan blijven er 45 weken *) over voor werk (incl. scholing, acquisitie, administratie, etc…….. ).
=> 1.225 uren/45 weken is ruim 27 uren per week.

In mijn geval kies ik liever voor minder weken en meer uren per week. Dat heeft bijvoorbeeld te maken met vakanties, waarin mensen (inclusief ikzelf) graag andere dingen doen. Zo kom ik bij een tijdsbudget voor 2010:
=> 40 weken van 4 dagen van 7,5 – 8 uur.

Dit tijdsbudget is een middel om mijn hogere doel te bereiken: een ideale levensstijl. Het geeft me direct een nieuwe uitdaging. Wat ik al wel deed was vrije weken plannen. Vorig jaar zelfs 10 weken achterelkaar. Maar middenin een werkweek een vrije dag plannen, dat is een ommezwaai na 25 jaar voltijd werken. Ik ga dus anders werken.

De Microsoft topman bewaakt zijn tijdsbudget in Excel. De Belastingdienst hanteert een urencriterium. Maar ik ga de vrije weken en dagen nu inplannen in mijn agenda voor 2010:)

Of je nu meer of minder dan 1.225 uren of 45 weken gaat werken, de volgende stap is om deze uren en weken voor de juiste activiteiten in te zetten. Dat komt uiteindelijk neer op het ontwerpen van je ideale werkweek.

Voor nu heb ik 5 tips:

- denk na over het aantal uren dat je echt wilt werken

- ken de feiten van nu (je eigen uren, de uren van andere werkende mensen, of ze nu werknemer of ondernemer zijn)

- spreek je uit over wat je echt wilt, bijvoorbeeld de komende maanden

- sluit af met een concrete en persoonlijke actie: boek de vrije dagen in je agenda als een belangrijke afspraak met jezelf

- bewaar je vragen en antwoorden over hoe je dit gaat verdienen nog even. Voor nu: als zelfstandige heb je meer mogelijkheden dan een maandsalaris of uurtarief!

Wil je anders werken, meer verdienen en vrijheid houden?

Op 25 januari 2010 start het actieprogramma “je ideale werkweek”
Doe je mee? Voor snelle beslissers is er een knallende nieuwjaarskorting!

*) 1.225 is het urencriterium dat de Belastingdienst hanteert voor relevante fiscale aftrekposten, 45 weken van 40 uren telt als een normaal werkjaar.